仕事をためこまない “段取り術” を向上させる3つのポイント

にほんブログ村 ネットブログ SNS・ソーシャルメディアへにほんブログ村 ネットブログへ

仕事の速い人たちは上手に時間をコントロールしています。その秘密を探るべく、仕事の段取り術についてまとめてみました。

段取りってどういうこと? → 設計図を考える

「成功する人としない人の違いはひとつだけ。1日5分間、考える時間を持っているかどうかである」 これは『トム・ソーヤーの冒険』などで知られる、マーク・トウェインという作家が残した名言である。

ビジネスに当てはめれば、いきなり仕事に手を付けるよりも、「どうするか?」と先に5分間考えるタイプのほうが良い仕事をする、ということだ。

次のように考えてみよう。
(1) どの方法、手順を選択すれば早くできるか?
(2) どの方法、手順を選択すれば安くできるか?
(3) どの方法、手順を選択すれば簡単にできるか?
(4) どの方法、手順を選択すればスムーズにできるか?
これらをメモに綴りながら、段取りを整理する。「考える力」とは、「あらかじめ設計図を描く能力」のことだ。

1 自分の仕事量をきちんと把握する

3年目までに確実に身に付けたいのは「与えられた仕事を期日通りにこなす」こと。スケジューリングをするところまではやっている人も多いでしょう。しかし、日常業務では思ったより作業に時間がかかることはよくある、ということ。
毎朝そのスケジュールを確認し、予定とずれた分を調整したリカバリプランを立てるようにしましょう。
スケジュールを組むことで自分の仕事量を見える化しましょう。

自分がどれだけの仕事を抱えているのか把握しないまま突っ走って毎日残業。。。
なんて人をたまに見かけます。それでは時間がもったいないですね。自分がいつまでに締め切りの仕事をどの程度抱えているのか把握し、スケジュールを組むことが大切です。

2 それぞれの仕事にかかる時間を算出する

複数の仕事をかかえているときは、その段取りをつけるのにちょっとしたコツがあります。とにかくリストアップされた仕事に手をかけてみてみるのです。
実際に手をかけてみると、その仕事にどの程度の時間がかかるのかかかりそうなのか、なんとなく把握できてきます。

仕事は生きものですから、何らかの変化が生まれます。追加注文であったり、予期せぬ大至急の納品などがあるものです。
時間をキッチリと隙間なく組んでしまうと、そのあとのあらゆる予定が、全部押せ押せになってしまいます。スケジュールを組むのがうまい人というのは、そうした突発的
要素を頭にいれて組んでいます。たとえば、所要時間1時間程度を要する仕事であれば、1.5時間という風に組むわけです。

プロジェクト単位の中長期的な仕事についても、締切を設定する。そこから逆算して、いつ何をやるべきか、仕事の筋道を立てる。仕事全体を1つひとつの細かいタスクにわけ、時間をゴールから逆算することによって、それらのタスクをいつこなすべきかが明確になり、ひいては仕事を前倒しでやる習慣作りにもなってくる。

慣れた仕事であればいいのですが、初めての仕事であれば少し手をつけてみてかかる時間を算出、
その後スケジュールを組みます。
仕事というのは突発的な変更や意外と作業に時間がかかった、なんてこともしばしば。
少し余裕をもってスケジュールを組み、後がパツパツにならない工夫も大切です。

3 仕事の順序を考える

スケジュールを組まないと、慣れている仕事、やりやすい仕事を朝からつい行ってしまい、集中力が低下する午後から頭を使うナレッジワークをしているというような非効率な状態になりかねません。効果的な段取りとは、「もっとこうすれば、はかどるはず」という明確な意思を持ってスケジュールを考え、能動的に効率化を図る業務の流れをつくりだすことです。

仕事の優先順位設定は大きく2つの軸があります。それは時間や納期、期限などの”緊急度” “影響度”という考え方で優先順位を決めるべきなのです。影響度とはその仕事をしないことによって生じる周りへの影響の度合いです。
・損失…その仕事をしなければどのような損失が出るのか。もしくは出る可能性があるのか。
・範囲…その仕事をしなければ誰に迷惑をかけるのか。個人かチーム全体か、会社全体か。
・独自性…その業務は自分しかできないのか
・進行状況…影響が広がっているのか、それとも止まっているのか。

自分の仕事がどこに、どう影響しているのかきちんと全体を把握することが重要です。締め切りが遅れることで誰にどんな迷惑をかけるのか。

段取り力を身につけることは自分のためだけでなく、一緒に仕事をする仲間や顧客など多くの人にプラスの効果をもたらします。
どんな仕事を、どれだけの時間をかけて行い、どんな順序で進めていくのか。
段取り力を向上させて自分の時間を上手にコントロールできるようになりたいものです。

関連まとめ

  • このエントリーをはてなブックマークに追加