Toodledoの各カラムの使い分け

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Toodledoの各機能と連携しやすくするための各カラムの使い分け。

はじめに

Toodledoには似たような機能のカラムがいくつもありますが、一見するとどう使えばいいのか分かりません。
特別な意味を持たないカラムというものはなく、それぞれが何らかの機能に作用しています。
下記ではそれらについて説明します。

注意点

最低限使うのは、
Start Date/Time…開始日時を指定
Due Date/Time…期限を指定
Repeat…繰り返し間隔を指定
だけです。
他のカラムは物足りなくなってきてから使うようにしましょう。
必要もないのにいきなり全てのカラムを使おうとすると、収集がつかなくなってしまいます。

Folder

用途:他人に無関係なタスクを見せないようにする
分類の例:プライベート,仕事,学校,家庭,プロジェクト

フォルダは「タスクリストを見られても良い相手」で分けます。
仕事関係なら仕事、学校関係なら学校、家庭関係なら家庭、それ以外の個人的なことならプライベートなどと分けます。
共有機能はFolder単位で適用されるため、必然的にこのような分類方法になります。
無課金ユーザであれば、サブタスクの代わりとして使うのも良いでしょう。

Folderによる分類は必ず行えるはずなので、未分類=「分類が不十分である」を意味します。
後から未分類のタスクだけ探すことで、正しく分類しているかどうかが分かりやすくなります。

Folderの機能は次の通りです。

他人の目に触れさせなくできる
Privateにチェックを入れると、分類されたタスクは共有されなくなります。

使わなくなったFolderを非表示にできる
例えば卒業したり就職したりしてそのフォルダを使う必要がなくなった場合、Archivedにチェックを入れるとそのフォルダは表示されなくなります。
Archived機能がない分類だといつまでも表示されてしまい、削除するしかありません。
これがContextとの最大の違いです。

Context

用途:タスクを行う状況によって絞り込む
分類の例:自宅,職場,外出中

今その場でできるタスクだけを表示できます。
更に細かい分類はLocationやTagを使いましょう。

Contextの機能は次の通りです。

他人の目に触れさせなくできる
Folderと同じくPrivate機能があります。

Folderとの違い
Folderと違って「Archived」はありません。
使わなくなって邪魔になったら削除するしかありません。
つまり、ContextはFolderと違って永続的なものではなく、いずれは消えるものとして考える必要があります。
消したくないものはFolderかGoalを使うべきです。

Goal

用途:達成度や回数の記録

何らかの目標がある場合に使います。
機能的にはFolderの上位互換ですが、過去30日間の完了状況が記録されるだけであり、それほど実用的なものではありません。
完了状況を詳しく記録したければ、IFTTTを使ってGoogleスプレッドシートに記録した方が良いでしょう。

Goalの機能は次の通りです。

Folderと同等の機能
Folderと同じく、Private・Archivedの機能を持ちます。

タスクが完了した回数を記録
タスクが完了した回数を記録します。
どのタスクが何回完了したかまでは詳しく表示されないため、それを調べたい場合はGoalを細分化する必要があります。

タスクがいつ完了したかを記録
そのタスクがいつ完了したかが鎖として明示されます。(ただし課金しないと詳細に表示されません)
毎日繰り返していると鎖が繋がりますが、1日でも完了してない日があると鎖が途切れます。
鎖は過去30日分だけ表示されます。

Start Date

用途:タスクが開始できる日時の記録, タスクを開始した日時の記録

大抵の場合、前者の用途で使うことになるでしょう。
Future Tasksのチェックを外すと、Start Dateが未来のタスクは非表示になります。
つまり、今できないタスクが表示されなくなります。

いつからそのタスクを始めたのかを知りたい場合、後者を使うこともあるでしょう。

Due Date

用途:タスクの期限を記録

タスクの期限を記録します。
このタスクの期限は「余裕を持たせた期限」ではなく「最終期限」を意味します。

期限に余裕を持たせたい場合
Due Dateを早めるのではなく、Priorityを上げましょう。
Importanceでソートした場合に、実質的に期限が早まるのと同じ効果を得られます。

期限が長過ぎるタスクは見えなくなることもある
期限が「Hide Future Tasks」(最長でも6ヶ月)より先の場合、Future Tasksのチェックが外れている間はそのタスクが表示されなくなります。
Future Tasksの影響を受けたくない場合、期限をHide Future Tasksより早める必要があります。

期限指定の方法の意味
全部で4種類ありますが、そのうち2つはStart Dateで十分なので、実質的に使うのは以下の2つです。
Due by:期限を過ぎてもタスクが実行可能な場合はこちらを使う。
Optionally on:期限を過ぎたら諦める場合に使う。期限を過ぎた場合、Repeatなしなら削除され、ありなら次の期日に切り替わる。

Due Timeについて
Due Timeは厳密に扱われる訳ではなく、Alarmとソート以外では無視されます。
例えば、1/1 8:00を期限とした場合でも、1/2 0:00になるまでは期限切れにならず、Optionally onも働きません。

Alarmについて
Alarmは期限に近づくと通知する機能です。
無料版ではDue Timeの1時間前に限定されます。
Due Timeが指定されていない場合、11:55前後に通知されます。

Repeat

用途:Start DateとDue Dateを変えて同じタスクを繰り返し複製する

いわゆるタスクの繰り返しです。
Start DateとDue Date以外は全てそのまま複製されるため、StatusやStarの状態まで複製されてしまいます。
したがって、1クリックで切り替えられるStarはともかく、何クリックも必要で見落としも発生するStatusは実質役に立たなくなります。

From Due-date
期日を基準にしてタスクを作ります。
毎週○○曜日や毎月○○日といった場合はこちらを使います。
Biweekly以下は曜日固定、Monthly以上は日固定です。

From Completion
完了日を基準にしてタスクを作ります。
○○日後といった場合はこちらを使います。
Due Dateが完了日からRepeat日後にセットされます。

注意点
毎日繰り返すタスクをFrom Completionにすると、時間帯によっては繰り返しタスクが同じ期日で作られてしまうバグがあります。
毎日繰り返すタスクはFrom CompletionではなくOptionally On+From Due-dateで指定しましょう。

Length

用途:タスクの必要時間を記録
例えば空き時間が30分に対して1時間かかるタスクは表示しない、といったことが可能になります。
また、ToodledoにはLengthの合計を表示する機能があり、これにも関係します。

Timer

用途:タスクの所要時間を計る

タスクに実際どれだけの時間が必要かを計ります。
いわゆるストップウォッチ機能です。
Lengthを見積もりたい時に使うと良いでしょう。

Priority

用途:期限に余裕を持たせる

PriorityとDue DateはImportanceに影響するため、Priorityは期限を早めるのと同じ意味を持ちます。
したがって、Priorityは期限に余裕を持たせるための機能として使うと良いでしょう。

Importanceへの影響度合いは次のようになっています。
-1:Negative
0:Low, 期日が2週間以上先, スターなし
1:Medium,期日が1~2週間後, スター付き
2:High, 期日が2~7日後
3:Top, 期日が明日
5:期日が今日
6:期日を過ぎている

Lowを初期値として考えた場合、Priorityは概ね以下のように割り振ります。
Top:明日には終わらせたい
High:1週間以内か期日の2週間前どちらか早い方に終わらせたい
Medium:2週間以内か期日の1週間前どちらか早い方に終わらせたい
Low:期日通りに終われば良い・期日を過ぎても良い
Negative:タスクではない

次の3つは特別な意味を持ちます。
Top…Hotlistに必ず表示される。(設定次第でHigh以上・Medium以上も表示されるようになる)
Low…初期値。特に指定しなければLowになる。
Negative…Negative Tasksのチェックを外すと非表示にできる。

Negativeは期限が切れてもタスクを消したり処理したりする必要がないもの(例えば保証期間の記録、StatusならReferenceに相当)に使うと良いでしょう。
開始日にかかわらずタスクを非表示にするという点ではDeferreed Tasksも同じですが、Deferreed Tasksは近いうちに表示する必要があるタスクが含まれます。(1日1回くらいは表示することになるでしょう)
使い分けを考えると、Negative Tasksはほとんど表示する必要がないタスクに使うことになります。

注意点
名前の通り優先度として使ってしまうと、かなり使いにくくなってしまいます。
・優先度が5段階もある
・初期値がMediumではない(設定で変更可能)
・優先度でソートすると優先度が低くて期限切れのタスクが埋もれてしまう
などが主な理由です。
最低でも初期値をMediumにする必要があるでしょう。

Tag

用途:より詳細に分類する

上記以外で分類したいものや、題名の補完・省略に使います。
スマートフォンアプリにおいてTagは別枠で表示できるので、例えば「○○を買う」というタスクを
題名:○○
タグ:買い物
とすることで、スマートに表示できます。
その商品を買うおおまかな場所(スーパー・百均・ネットショップなど)を書くのも良いでしょう。

タグは他の分類と違ってタスク作成時に即席で作れるため、一時的な分類にも使えます。

無課金ユーザならサブタスクの代わりに使うのも良いでしょう。
タスク名に番号を振り、タグで絞り込む時のソート方法をAlphabetical順にすることで、擬似的なサブタスクとして使えます。

Status

用途:タスクの状態を記録する

今のタスクの実行状態を記録します。
StatusはGTDを意識して使うことになります。

None:初期値
これは意味的には「未分類」であり、最終的にはそれ以外のステータスのいずれかに分類される必要があります。

以下のステータスはActive Tasks(やるタスク)の分類になります。
Next Action:Activeの次に実行する。Hotlistに表示できる。
Active:実行中
Planning:検討中。
順番的にはPlanning→Next Action→Activeとなります。
Next Action以外はHotlistに表示されるとは限らないので、スターを付けてHotlistに表示させておくと良いでしょう。

以下のステータスはDeferreed Tasks(やらないタスク)の分類になります。
Deferreed Tasksのチェックを外すと非表示にできます。
Delegated:誰かに任せたタスク。
Waiting:何かを待っていて中断してるタスク。
Hold:開始日を過ぎているがまだやる必要はないタスク。部屋の掃除など。
Postponed:延期になって期限が分からないが、いつか再利用する。
Someday:無期限でいつかやれば良いタスク。
Canceled:中止したものの記録として残したいタスク。
Reference:タスクではなく、単なるメモ。

注意点
Repeatされているタスクに使うと、次のタスクにもStatusの状態が持ち越されてしまいます。
分類済みかどうか区別がつかなかったり、非表示になっていてタスクに気付かなかったりしてしまいます。
したがって、Statusは繰り返さないタスクに使うべきです。
どうしても繰り返すタスクに使いたい場合でも、繰り返しそのものを中断したい場合に使いましょう。(StatusならHold, Postponed, Canceledに相当)

Star

用途:タスクの見落としを防ぐ

Starは、タスクの見落としを防ぐために使います。
例えば、
・今日実行する予定のタスク
・後で見直すタスク、
・外部から自動登録したタスク
などが該当します。

このような用途として使う理由は以下の通りです。

スターを付けたタスクは目立つ
Starでソートすると、スターがついてるタスクが最上位に表示されます。
ソートの第1優先にStarを指定することで、どんな場面でもスターがついてるタスクを優先的に表示できます。

Hotlistに入る
スターが付いたタスクはHotlistに入ります。(設定で無効化可能)
今日やる予定のタスクにスターを付けると良いでしょう。
Status=Next ActionにしてもHotlistに入りますが、Status=ActiveやStatus=Planningは入りません。
実行予定or実行中のタスクを確実にHotlistに入れたければ、必ずスターを付けることになります。

1クリックで切り替えられる
StatusやPriorityと違い、Starは1クリックで切り替えられます。
わざわざStatus=Next Actionにする必要もなくHotlistに入れられます。
外すのも1クリックなので、繰り返しタスクでスターを外してタスクを完了させるのも簡単です。

完了後にスターを外す機能がある
「Un-star task on completion」を有効にすると、完了後にスターが自動的に外れます。
つまり、「今日実行する予定のタスクにスターを付ける」という用途に最適化されています。

Location

用途:タスクを行う場所を指定する

位置情報を指定することで、その場所に行ったら通知することができます。

Hotlistについて

Hotlistは、現在実行可能なタスクのうち指定した条件のいずれかに当てはまるタスクが表示されます。
その条件は以下の通りです。
・PriorityがTop/High/Medium以上
・期日が指定日後
・スターがついている
・ステータスがNext Action
要するに、重要度が高い(≒期限より前にやりたい)タスク・期限が近いタスク・目立たせたいタスク・次にやるタスクが表示されます。

Hotlistには、1日1回リマインダーを送る機能があります。

各カラムを前述の通り運用しているのであれば、
・PriorityがTopなら明日まで、Highなら1週間以内、Mediumなら2週間以内
・スターがついていれば今日中にやるか目を通す
・ステータスがNext Actionなら次にやるタスク
という意味になるはずです。

よって、使い方としては
・明日までにやるタスクを表示(PriorityをMedium以上, Due Dateを2日, スター付き, Next Action付き)
・1週間以内にやるタスクを表示(PriorityをMedium以上, Due Dateを7日, スター付き, Next Action付き)
・2週間以内にやるタスクを表示(PriorityをMedium以上, Due Dateを14日, スター付き, Next Action付き)
のいずれかになるでしょう。

All Tasks・Hotlist・Starred Tasksの使い分け

スター・Priority・Hotlistが上記通りに使われている場合、All Tasks・Hotlist・Starred Tasksの意味と使い方は以下のようになります。

All Tasks
確認頻度:毎週
1週間以内にやるタスクにNext Actionを付け、Hotlistに表示させます。
数多くのタスクが表示されるので、頻繁にチェックするべきではありません。

Hotlist
確認頻度:日付が変わったら
1週間以内に処理するタスクが表示されます。
今日やるタスクにスターをつけ、Starred Tasksに表示させます。
Star→Importance→Due Dateという順でソートすると使いやすいです。

Starred Tasks
確認頻度:常時
今日中に処理するタスクが表示させます。
今日中に処理しないタスクが表示されている場合、スターを外します。
AndroidのウィジェットにはStarred Tasksを表示させると良いでしょう。

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